Text copied to clipboard!
Názov
Text copied to clipboard!Referent správy dokumentov
Opis
Text copied to clipboard!
Hľadáme referenta správy dokumentov, ktorý bude zodpovedný za efektívne riadenie, organizáciu a kontrolu všetkých dokumentov v rámci našej organizácie. Táto pozícia je kľúčová pre zabezpečenie správneho toku informácií, dodržiavania interných predpisov a legislatívnych požiadaviek týkajúcich sa správy dokumentácie. Úspešný kandidát bude mať skúsenosti s dokumentačnými systémami, výborné organizačné schopnosti a dôraz na detail.
Referent správy dokumentov bude úzko spolupracovať s rôznymi oddeleniami, aby zabezpečil, že všetky dokumenty sú správne evidované, archivované a prístupné oprávneným osobám. Bude tiež zodpovedný za implementáciu a udržiavanie štandardov kvality dokumentácie, ako aj za školenie zamestnancov v oblasti správneho zaobchádzania s dokumentmi.
Medzi hlavné úlohy patrí správa elektronických a papierových dokumentov, kontrola verzií, zabezpečenie súladu s normami ISO a inými regulačnými požiadavkami, ako aj podpora auditov a interných kontrol. Kandidát by mal byť schopný pracovať samostatne, ale aj ako súčasť tímu, a mal by mať schopnosť riešiť problémy a navrhovať zlepšenia v oblasti správy dokumentov.
Táto pozícia je ideálna pre niekoho, kto má záujem o systematickú prácu, rád pracuje s detailmi a má záujem o dlhodobý profesijný rast v oblasti administratívy a správy informácií.
Zodpovednosti
Text copied to clipboard!- Správa a evidencia všetkých interných a externých dokumentov
- Zabezpečenie správneho ukladania a archivácie dokumentov
- Kontrola verzií dokumentov a ich aktualizácia
- Zabezpečenie súladu s legislatívnymi a internými požiadavkami
- Spolupráca s ostatnými oddeleniami pri správe dokumentácie
- Príprava dokumentov pre audity a kontroly
- Implementácia a udržiavanie systému správy dokumentov
- Školenie zamestnancov v oblasti správy dokumentov
- Zabezpečenie dôvernosti a bezpečnosti dokumentov
- Zlepšovanie procesov v oblasti dokumentácie
Požiadavky
Text copied to clipboard!- Stredoškolské alebo vysokoškolské vzdelanie
- Skúsenosti so správou dokumentov alebo administratívou
- Znalosť práce s dokumentačnými systémami (napr. DMS, SharePoint)
- Výborné organizačné schopnosti a dôraz na detail
- Znalosť legislatívy týkajúcej sa správy dokumentov
- Schopnosť pracovať samostatne aj v tíme
- Dobré komunikačné schopnosti
- Zodpovednosť a spoľahlivosť
- Znalosť práce s MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Záujem o dlhodobú spoluprácu
Potenciálne otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Aké máte skúsenosti so správou dokumentov?
- Pracovali ste už s dokumentačnými systémami? Ktorými?
- Ako zabezpečujete správnu archiváciu dokumentov?
- Ako by ste riešili neaktuálny alebo chýbajúci dokument?
- Aké opatrenia by ste navrhli na zlepšenie správy dokumentov?
- Ako zabezpečujete dôvernosť citlivých dokumentov?
- Máte skúsenosti s prípravou dokumentov pre audit?
- Ako pristupujete k školeniu kolegov v oblasti dokumentácie?
- Aké legislatívne požiadavky poznáte v oblasti správy dokumentov?
- Ako zvládate prácu pod tlakom a s viacerými úlohami naraz?
